Identifica
Reconoce qué datos personales utiliza tu empresa.
PyMEs · Protección de datos
Protección de datos para PyMEs: por dónde comenzar
Tu empresa probablemente utiliza datos personales todos los días: información de clientes, trabajadores, proveedores, contactos comerciales, formularios, cámaras, correos y plataformas digitales.
Esta guía práctica te ayuda a identificar los primeros pasos para ordenar esa información, reducir riesgos y avanzar de forma gradual.
Operación de datos PyME
ClientesBase identificada
FormulariosFinalidad clara
NubeAccesos revisados
ProveedoresCondiciones visibles
Identifica Ordena Protege
Equipo pequeño, control claro
Primero, comprender
La protección de datos también importa en empresas pequeñas
Una PyME puede tratar tantos tipos de datos personales como una organización grande, aunque lo haga con menos herramientas y personas. El objetivo no es implementar todo al mismo tiempo: comienza por entender qué información utilizas, para qué, quién accede y cómo reducir riesgos.
Ordena
Define finalidades, responsables y lugares de almacenamiento.
Protege
Aplica medidas proporcionales al tipo de dato y su riesgo.
Mejora
Revisa y ajusta los procesos de forma continua.
Señales cotidianas
Tu PyME utiliza datos personales si realiza alguna de estas actividades
Atiende clientes
Guarda nombres, teléfonos, direcciones, correos o compras.
Tiene trabajadores
Administra contratos, remuneraciones, licencias o asistencia.
Utiliza formularios
Recibe consultas, solicitudes, inscripciones o cotizaciones.
Vende por internet
Procesa entregas, pagos, cuentas y preferencias.
Utiliza cámaras
Registra imágenes en locales, oficinas o bodegas.
Hace marketing
Mantiene contactos, campañas y preferencias.
Trabaja con proveedores
Comparte datos con servicios de pago, nube o soporte.
Recibe currículums
Conserva antecedentes de personas postulantes.
Usa inteligencia artificial
Carga textos, documentos o información en herramientas generativas.
Mantiene redes sociales
Recibe mensajes, comentarios y datos de contacto.
Ruta en diez pasos
Una ruta práctica para comenzar
Avanza paso a paso y adapta cada acción al tamaño, sector y realidad de tu empresa.
Identifica los datos personales
Haz una lista simple: dato, persona relacionada, lugar donde se guarda y área responsable.
Ver ejemplos
- Nombre, RUT, correo y teléfono.
- Datos de pago, currículums e imágenes.
- Información de salud o de trabajadores.
Define para qué utilizas cada dato
Asocia cada dato a una finalidad clara. Si no puedes explicar para qué se usa, revisa si necesitas conservarlo.
Ver ejemplos
- Entregar un producto o emitir una factura.
- Responder consultas o gestionar garantías.
- Administrar una relación laboral.
Revisa dónde se almacenan
Ubica planillas, correos, nube, CRM, e-commerce, WhatsApp, formularios y carpetas físicas.
Acción sugerida
- Evita duplicados sin control.
- Identifica copias en equipos personales.
Define quién puede acceder
Cada persona debería acceder solo a la información necesaria para cumplir su función.
Qué revisar
- Usuarios, permisos y cuentas compartidas.
- Accesos de exempleados y proveedores.
- Contraseñas y dispositivos.
Revisa formularios y mensajes
Explica quién solicita los datos, para qué, si se compartirán y cómo hacer consultas.
Dónde revisar
- Sitio web, contacto y newsletter.
- E-commerce, concursos y selección.
Protege cuentas y dispositivos
Usa contraseñas distintas, doble factor, actualizaciones, respaldos y bloqueo de pantalla.
Regla práctica
- No compartas claves.
- Usa cuentas corporativas cuando sea posible.
- Elimina accesos antiguos.
Revisa a tus proveedores
Haz una lista de plataformas que reciben datos: hosting, pagos, CRM, correo, contabilidad o IA.
Preguntas básicas
- ¿Qué reciben y para qué?
- ¿Dónde se almacena?
- ¿Qué ocurre al terminar el servicio?
Define cómo responder solicitudes
Establece un canal, una persona responsable, un registro y una forma clara de responder.
Recurso relacionado
Prepara una respuesta ante incidentes
Define a quién informar, quién decide, cómo contener, conservar evidencia y documentar lo ocurrido.
Primeros acuerdos
- Lista de contactos internos y externos.
- Responsable de coordinar.
- Registro básico del incidente.
Revisa y mejora periódicamente
Programa revisiones de formularios, accesos, proveedores, bases, cuentas, respaldos y capacitaciones.
Hazlo sostenible
- Asigna una frecuencia realista.
- Registra cambios y responsables.
Herramienta interactiva
Checklist inicial para tu PyME
Marca lo que ya existe en tu organización. Las respuestas se procesan solo en este navegador y no se envían a servidores.
Inventario
Finalidades
Accesos
Formularios
Proveedores
Derechos
Incidentes
Cultura
Responsabilidades claras
La protección de datos no depende de una sola persona
En una PyME, una misma persona puede asumir varias funciones. Lo importante es saber quién hace qué.
Dirección o gerencia
Define prioridades, recursos y responsabilidades.
Administración
Gestiona clientes, contratos, facturación y proveedores.
Recursos humanos
Trata datos de trabajadores y postulantes.
Tecnología
Gestiona accesos, sistemas, respaldos y seguridad.
Marketing y ventas
Utiliza contactos, formularios y campañas.
Atención y proveedores
Reciben solicitudes o procesan información externa.
Mayor cuidado
No todos los datos presentan el mismo nivel de riesgo
Datos de salud
Licencias, diagnósticos, tratamientos o información médica.
Datos biométricos
Huella, rostro, voz u otros identificadores físicos.
Información financiera
Cuentas, tarjetas, ingresos, deudas o pagos.
Datos de menores
Información de niños, niñas y adolescentes.
Credenciales
Contraseñas, tokens y códigos de acceso.
Identidad
Cédulas, pasaportes y sus copias.
Datos laborales
Evaluaciones, remuneraciones y asistencia.
Recomendación: si utilizas este tipo de información, aplica mayores controles y busca apoyo especializado cuando el contexto lo requiera.
Correcciones rápidas
Errores comunes que puedes corregir desde ahora
Guardar todo indefinidamente
Conservar información sin revisar si todavía es necesaria aumenta el riesgo y el desorden.
Compartir planillas sin control
Enviar archivos por correo o mensajería sin limitar accesos puede dejar copias fuera de control.
Utilizar cuentas compartidas
Impide saber quién accedió o modificó información.
Mantener accesos antiguos
No eliminar usuarios de personas que ya no trabajan en la empresa deja una puerta innecesaria.
Pedir demasiados datos
Solicitar información que no necesitas hace más difícil protegerla y justificar su uso.
Copiar bases de contactos
No uses listas sin conocer su origen y condiciones.
No revisar aplicaciones
Antes de contratar, entiende qué hace la plataforma con los datos.
Usar IA sin reglas
No subas contratos, bases de clientes o información sensible a herramientas no autorizadas.
No tener canal de contacto
Define quién recibe y responde preguntas sobre datos personales.
No documentar incidentes
Registrar lo ocurrido ayuda a aprender y justificar decisiones.
Herramientas prácticas
Documentos simples que puedes comenzar a utilizar
No necesitas partir con un sistema complejo. Estos registros básicos pueden ayudarte a ordenar el trabajo.
Inventario básico de datos
Dato, finalidad, ubicación y responsable.
Disponible como estructura sugeridaRegistro de proveedores
Plataformas y servicios que reciben información.
Disponible como estructura sugeridaMatriz de accesos
Personas, sistemas y permisos asignados.
PróximamenteRegistro de solicitudes
Fecha, persona, derecho, responsable y respuesta.
PróximamenteRegistro de incidentes
Qué ocurrió, datos afectados y medidas.
PróximamenteCalendario de revisión
Fechas para revisar bases, accesos y documentos.
PróximamenteRespuesta ante incidentes
Si ocurre una brecha, actúa con orden
Una ruta simple para coordinar la primera respuesta. Los pasos específicos dependen del incidente y de las obligaciones aplicables.
Contén
Bloquea accesos o cambia claves.
Informa
Contacta al responsable interno.
Registra
Anota fecha, sistemas y medidas.
Conserva
No borres evidencia útil.
Contacta
Incluye al proveedor involucrado.
Evalúa
Identifica datos y personas.
Busca apoyo
Solicita orientación especializada.
PENDIENTE DE VALIDACIÓN LEGAL: confirmar obligaciones y pasos aplicables antes de publicar esta sección.
Cadena de confianza
Tus proveedores también forman parte de la gestión de datos
Antes de contratar —y durante el servicio— revisa cómo cada plataforma recibe, protege y devuelve la información de tu empresa.
Datos y finalidad
- ¿Qué datos personales reciben?
- ¿Para qué los utilizan?
- ¿Dónde se alojan?
Seguridad y acceso
- ¿Cómo protegen los accesos?
- ¿Cómo respaldan la información?
- ¿Permiten configurar permisos?
Terceros e incidentes
- ¿Utilizan subproveedores?
- ¿Cómo informan incidentes?
- ¿Qué soporte ofrecen?
Cierre y usos propios
- ¿Qué ocurre al terminar el contrato?
- ¿Cómo eliminan o devuelven datos?
- ¿Usan datos para entrenar modelos?
Hábitos de equipo
La mayoría de los cuidados comienzan con hábitos simples
No compartir contraseñas.
Verificar destinatarios antes de enviar.
No descargar bases en equipos personales.
Bloquear la pantalla.
Reportar mensajes sospechosos.
No subir datos a herramientas no autorizadas.
Utilizar canales oficiales.
Eliminar copias innecesarias.
Consultar antes de compartir.
Informar incidentes rápidamente.
Próximamente
Indicador de avance
Evalúa tu punto de partida
Esta escala es educativa y no reemplaza un diagnóstico profesional.
Reactiva
La empresa actúa cuando aparece un problema.
Básica
Existen medidas aisladas y algunas responsabilidades.
Organizada
Hay registros, procesos y controles recurrentes.
Gestionada
La empresa revisa, mide y mejora sus capacidades.
Sigue aprendiendo
Continúa preparando tu empresa
Tus derechos sobre datos personales
Conoce qué pueden solicitar las personas.
ExplorarConsentimiento en simple
Comprende este concepto con ejemplos cotidianos.
ExplorarBiblioteca de sensibilización
Guías y contenidos para equipos.
ExplorarSeguridad digital básica
Un recurso práctico para comenzar.
PróximamenteData Break LATAM
Conversaciones sobre privacidad, datos e IA.
EscucharNewsletter
Recibe nuevos recursos y actividades.
SuscribirmeApoyo especializado
¿Tu empresa necesita una revisión más profunda?
Esta ruta permite ordenar los primeros pasos. Si existen datos sensibles, múltiples proveedores, procesos complejos o dudas sobre responsabilidades, un diagnóstico ejecutivo puede ayudar a identificar brechas, capacidades y prioridades frente a la Ley 21.719.
Preguntas frecuentes
Respuestas para comenzar con claridad
¿La Ley de protección de datos también aplica a las PyMEs?
Las empresas pequeñas también pueden utilizar datos personales y deben gestionarlos responsablemente. Las obligaciones concretas pueden depender del tratamiento y del contexto. PENDIENTE DE VALIDACIÓN LEGAL.
¿Necesito contratar un software?
No necesariamente. Muchas acciones iniciales pueden organizarse mediante planillas, responsables y controles básicos.
¿Necesito un DPO?
La necesidad de una función especializada debe evaluarse según la normativa aplicable, el tamaño, los riesgos y el tipo de tratamiento. PENDIENTE DE VALIDACIÓN LEGAL.
¿Debo eliminar todos los datos antiguos?
Revisa si siguen siendo necesarios, si existe una finalidad vigente y si corresponde conservarlos.
¿Puedo utilizar WhatsApp con clientes?
Puede utilizarse, pero conviene definir reglas, accesos, finalidades y medidas de protección.
¿Qué hago con los currículums?
Define quién puede acceder, cuánto tiempo se conservarán y cómo se eliminarán cuando ya no sean necesarios.
¿Puedo usar una base comprada?
Verifica el origen, la legitimidad y las condiciones de uso. No asumas que una base comercial puede utilizarse libremente.
¿Qué ocurre si trabajo desde mi computador personal?
Aplica controles de acceso, actualización, respaldo, separación de información y cifrado cuando corresponda.
¿Puedo usar herramientas de IA?
Evalúa qué información cargarás, qué hará el proveedor con ella y si estás autorizado para compartirla.
¿Completar este checklist significa que mi empresa cumple?
No. Es una herramienta educativa para ordenar acciones iniciales y no constituye certificación ni evaluación de cumplimiento.
Un paso a la vez
Comienza con lo que puedes ordenar hoy
Identificar la información, limitar accesos, revisar proveedores y asignar responsabilidades ya permite reducir riesgos y construir una base más sólida.